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Era stata una giornata intensa. Alla riunione del mattino con tutto il personale di vendita si erano succeduti gli incontri del pomeriggio con alcuni distributori dei prodotti aziendali. Infine, nel tardo pomeriggio, un meeting con la responsabile HR, per fare il punto della situazione riguardante l’avvio del progetto smart working. Si erano fatte quasi le 19 e stavo per chiudere il PC per tornare a casa e godermi il meritato riposo. Nessun programma particolare se non la cena in famiglia, un po’ di musica o un buon film, in ogni caso qualsiasi cosa che fosse fonte di relax.
Proprio in quel momento, ecco arrivare il collega Saladini del reparto amministrativo, sempre super indaffarato che in tono angosciato mi chiede di trattenerci un’altra ora in ufficio per verificare l’esattezza di alcuni fatturati di vendita da inserire in una relazione da preparare entro il giorno successivo.
In episodi precedenti ero stato sempre molto collaborativo con tutti, ma mi stavo sempre più convincendo che questo comportamento sistematico mi si stava ritorcendo contro.
Per non rovinare i rapporti e/o per il timore di risultare scortese ero sempre stato disponibile a fare un favore, a partecipare a una riunione extra-orario, anche a discapito del mio tempo e della mia produttività.
A seguito della domanda che mi feci in quel momento – “A cosa rinuncio acconsentendo alla richiesta di Saladini?” – mi resi conto che l’importanza di passare la serata in famiglia e concedermi qualche ora di relax era per me molto più importante di un tête-à-tête con Saladini.
Viceversa, accettare il suo l’invito voleva dire sedersi con lui alla scrivania, stanco, annoiato e con un certo fastidio per il collega che mi aveva messo in quella situazione. Tanto più che avrei potuto essere disponibile per un confronto il giorno dopo.
Forse era giunto il momento di gestire in maniera diversa questi eventi che a volte mi provocavano disagio: dovevo dire NO.
L’importanza di dire NO
Sappiamo che dire di NO è uno dei diritti assertivi principali, che è necessario riconoscere a sé stessi come a chiunque altro. Non riconoscerlo vorrebbe dire mettere sullo stesso piano un ‘SI’ dato con malavoglia (con il risvolto di ritrovarsi in situazioni in cui non si vorrebbe essere, solo perché non abbiamo detto NO) a un ‘SI’ dato con consapevole convinzione.
Quindi non si deve considerare il NO come un blocco relazionale o come una mancanza di rispetto verso gli altri, ma viceversa come un veicolo per dare agli altri un’immagine di sé più vera e affidabile.
Infatti, a fronte di un NO espresso in modo corretto, acquistano più valore i SI detti con convinzione e disponibilità, con il risultato di produrre una maggior fiducia da parte degli interlocutori, ridurre tensioni e conflitti e raggiungere così più facilmente gli obiettivi prefissati.
Come dire NO?
Una formula semplice ed efficace può essere la quella che richiama la preparazione di un sandwich, costituito in generale da tre elementi: da due fette di pane esterne e l’imbottitura tra le due. Di fatto si parte dalla prima fetta di pane, si appoggia (o si spalma) su di essa l’imbottitura, si chiude il sandwich ponendo la seconda fetta sull’imbottitura.
Nella fattispecie, per dire NO, occorre prima di tutto esprimere un ringraziamento per l’offerta / invito/ coinvolgimento che ci è stato rivolto (prima fetta di pane), facendolo quindi seguire da ciò che riteniamo di dover declinare (l’imbottitura). A questo proposito, il nostro NO deve essere comunicato con tono gentile e fermo (per dare una risposta negativa è molto importante il tono che si usa, le parole che si scelgono e il linguaggio del corpo). Infine, il sandwich va chiuso (seconda fetta di pane) con l’esposizione delle ragioni del rifiuto (dando eventualmente la disponibilità ad accettare l’offerta/ invito/ coinvolgimento in un momento in cui si è più liberi) e i ringraziamenti finali.
Dissi quindi a Saladini, guardandolo negli occhi, con tono calmo e gentile, un’espressione facciale neutra ed evitando di gesticolare:
“Ti ringrazio per avermi chiesto di condividere una relazione così importante, ma in questo momento non posso esserti di aiuto … Sono molto stanco e se mi fermassi in ufficio per aiutarti, temo che lo farei male e inizierei anche a trascurare la mia famiglia … In ogni caso potremmo incontrarci domani in mattinata per verificare più attentamente i numeri … Sai che ci tengo a collaborare con te e ti ringrazio fin d’ora per la tua comprensione”.
Analizziamo in dettaglio gli elementi contenuti nella risposta data a Saladini, per evidenziare la regola generale che è necessario considerare per dire di NO in maniera assertiva:
- Ringraziare per l’invito/opportunità “Ti ringrazio per avermi chiesto di condividere una relazione così importante…”
- Spiegare sempre le ragioni del “NO”, in maniera gentile e chiara (occorre abbandonare l’idea di accontentare sempre tutti e di fare le cose secondo le loro aspettative) “… In questo momento non posso esserti di aiuto … sono molto stanco e se mi fermassi in ufficio per aiutarti, temo che lo farei male e inizierei anche a trascurare la mia famiglia…”
- Offrire un’alternativa se reputata opportuna “… in ogni caso potremmo incontrarci domani in mattinata per verificare più attentamente i numeri…”.
- Apprezzare l’interlocutore (si sta rifiutando una richiesta, non la persona che la fa) “… Sai che ci tengo a collaborare con te…”
- Ringraziare per la comprensione “… Ti ringrazio fin d’ora per la tua comprensione”.
Il NO assertivo
A ben vedere, dire di NO in modo sincero e motivato, assegnando pari dignità alle esigenze personali e quelle altrui è proprio delle persone assertive, vale a dire coloro che hanno la capacità di scegliere come comportarsi in un determinato momento/contesto, di difendere i propri diritti, di esprimere serenamente un’opinione di disaccordo quando lo ritengono opportuno, di portare avanti le proprie idee e convinzioni, rispettando, contemporaneamente, quelle degli altri.
Queste persone sono quindi in grado di comunicare un NO assertivo, teso a tutelare i propri bisogni e obiettivi nel rispetto di quelli della controparte, senza doverne pagare le conseguenze e con la concreta possibilità di migliorare aspetti come la collaborazione, il confronto, la ricerca di soluzioni condivise e in generale le relazioni, professionali e personali.
Di conseguenza, è importante imparare a dire NO ad esempio:
- visualizzando situazioni nelle quali ci siamo trovati/potremmo trovarci
- esercitandoci a esprimere il NO assertivo secondo la regola generale sopra evidenziata
allo scopo di salvaguardare i nostri interessi, mantenere l’attenzione focalizzata sugli obiettivi ed evitare che si sviluppino a dismisura stress e sensi di colpa a detrimento della qualità della nostra vita.
Photo by Ioana Cristiana