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Devi organizzare una riunione online ma non sai da dove cominciare? A cosa bisogna fare attenzione? In questo post ti darò le informazioni essenziali che ti occorrono per organizzare un meeting online di successo.
È già passato quasi un anno da quando il coronavirus ci ha fatto capire che la nostra realtà può cambiare da un momento all’altro. Abbiamo dovuto cambiare la nostra quotidianità e aprire ulteriormente le porte al processo di digitalizzazione nelle scuole (attraverso la DAD) e negli ambienti lavorativi tramite il lavoro in remoto. Le riunioni online sono le protagoniste indiscusse di questa nuova modalità comunicativa. Che sia per motivi privati o professionali, infatti, il meeting virtuale è spesso considerato lo strumento “ponte”, necessario per la risoluzione di qualsiasi problema. Ma cosa abbiamo imparato dopo un anno? Sappiamo davvero partecipare e organizzare una riunione online?
La realtà è che il mondo virtuale è molto complicato e non di rado capita di sentirsi persi. Come mantenere viva l’attenzione dei partecipanti? Devo invitare tutti in una riunione di lunga durata? Oppure mi conviene “frammentare” i concetti in più riunioni di breve durata? Queste sono alcune delle domande che spesso balzano nella testa di chi deve organizzare un incontro online.
Partire con il piede giusto è la chiave del successo! Ecco i punti fondamentali a cui bisogna fare attenzione.
1) Mondo virtuale e mondo reale sono differenti
Tutti sappiamo che essere seduti di fronte ad un computer non è paragonabile al clima da ufficio. Tuttavia, quando ci si ritrova ad affrontare delle problematiche, ci si aspetta di dover (e poter) interagire con gli altri esattamente con le stesse tempistiche e modalità. Aspettarsi e cercare di ottenere lo stesso tipo di interazione con le persone che si conoscono è un errore molto comune.
Hai difficoltà ad interagire con i collegi da quando sei in smartworking? Oppure non riesci a coinvolgere il tuo team cosi come vorresti? Azzera tutto! Lavorare in remoto NON significa trasferire abitudini lavorative del mondo reale in quello virtuale.
Il lavoro in remoto continua ad essere per molti un nuovo mondo, con cui bisogna imparare a famigliarizzare. La gestione ed organizzazione dei meeting online sono una diretta conseguenza della capacità di attuare strategie nuove e adattabili unicamente nella sfera virtuale.
2) Riunioni online: sono sempre necessarie?
I meeting online sopperiscono all’impossibilità di spostamento. Indipendentemente dalla pandemia che ci ha colpiti, infatti, il digitale ha facilitato le collaborazioni a livello internazionale e abbattuto i costi per i viaggi. Considerando ciò, molte realtà lavorative utilizzano il mezzo delle riunioni online senza pensarci due volte; in fin dei conti hanno un “costo minimo” pari all’ abbonamento del tool da utilizzare.
Ne siamo sicuri? Ci stiamo forse dimenticando qualcosa? Ebbene si, stiamo dimenticando di calcolare quanto ci costano le riunioni online in termini di tempo. Quante ore passiamo in media in riunioni nell’arco di un mese? Quante attività riusciamo a portare a termine? Quante invece sono ancora sulla scrivania in attesa di essere concluse?
Fai un rapido calcolo per valutare un corretto equilibrio fra ore impiegate in meeting vs le ore che hai bisogno per terminare i progetti ancora aperti.
In questi post (QUI) ti ho parlato di alcuni tool online da utilizzare per calcolare l’impatti economico delle riunioni.
3) Durata delle riunioni online
È ben noto che il livello di attenzione ha un lasso di tempo variabile nel corso della giornata; esso, inoltre, è fortemente influenzato dall’ambiente esterno e dal ritmo circadiano (QUI per approfondire). Ma come cambia il livello di attenzione in risposta all’utilizzo degli strumenti tecnologici? Sebbene dal punto di vista scientifico la domanda sia ancora senza risposta, è ragionevole considerare che ridurre al minimo il tempo delle riunioni (15-20 minuti al massimo) consente di ottenere un maggior focus dei partecipanti, in quanto:
- Non c’ è tempo per le chiacchiere: in un tempo minimo vengono discusse solo ed esclusivamente informazioni importanti per il gruppo
- C’è una ridotta possibilità di annoiarsi: un meeting corto per essere funzionale deve essere ben strutturato
4) Chi far partecipare ai meeting?
Valutare attentamente chi far partecipare in un meeting è essenziale. Non sempre, infatti, quantità corrisponde a qualità, soprattutto nel mondo virtuale. Invita soltanto le persone che possono dare un contributo oggettivo e di valore all’ argomento che verrà affrontato.
Per tutti coloro che hanno la funzione da “ascoltatore”, cioè per tutti coloro che non sono direttamente coinvolti ma devono semplicemente essere informati, riassumi i punti essenziali tramite email.
In questo modo:
- Le persone partecipanti alla riunione sono attivamente coinvolte e tenderanno a distrarsi di meno
- L’ email informativa si trasforma in un vero e proprio verbale da cui partire per il meeting successivo.
5) Delinea e condividi un processo chiaro e definito
Arrivati a questo punto definisci un processo chiaro e definito che di mantenere il controllo della situazione durante l’incontro.
Definire un “processo di riunione” può essere per molti un concetto nuovo. Con processo di riunione si intendono, infatti, gli steps che delineano le modalità di interazione delle persone e che completa la classica agenda.
Ecco i punti da prendere in considerazione per definire un processo di riunione:
- Quanto tempo ha a disposizione ogni partecipante per esprimere le proprie idee?
- Quando è possibile intervenire? Sempre? O esclusivamente nel passaggio fra un argomento e un altro?
- Definizione di regole tecniche: videocamera accesa o spenta?
- È possibile utilizzare la chat di gruppo durante il meeting?
Questi sono solo alcuni degli aspetti che potresti proporre al tuo gruppo di lavoro.
Cosa aspetti? Trasforma le tue riunioni in un momento di scambio piacevole e di valore! ?
Riunioni online: idee e strategie da condividere
Ho avuto il piacere di approfondire la tematica delle riunione online insieme a Cristina Volpi e Paola Uslenghi in un due webinar in cui ci siamo focalizzate su due aspetti diversi:
- Partecipare alle riunioni online: in cui abbiamo analizzato le diverse modalità di interazione virtuale durante i meeting. Come cambia il livello di comunicazione? Quanto influiscono i dettagli (come l’uso del. background) nelle relazioni interpersonali con i colleghi? QUI il link
- Organizzare riunioni online: metodi e strategie per mantenere in piedi obiettivi e relazioni QUI il link per approfondire.
Photo by Chris Montgomery